Setiap hari, kakitangan di kebanyakan PKS melakukan kerja yang sama berulang kali: menyalin data dari satu sistem ke sistem lain, mengejar kelulusan melalui WhatsApp, menjawab soalan pelanggan yang sama, dan menyemak dokumen satu persatu. Kerja ini penting, tetapi tidak memerlukan pertimbangan manusia setiap kali. Di sinilah automasi membantu.
Apakah kerja yang sesuai untuk diautomasikan?
Kerja yang sesuai biasanya mempunyai ciri-ciri berikut:
- Berulang. Dilakukan setiap hari atau setiap minggu dengan cara yang sama.
- Berasaskan peraturan. Keputusannya boleh ditulis sebagai peraturan yang jelas, contohnya "belian bawah RM2,000 diluluskan oleh pengurus".
- Melibatkan pemindahan data. Maklumat yang sama ditaip semula ke dalam lebih daripada satu sistem.
- Memerlukan peringatan. Tarikh akhir, pembaharuan atau susulan yang sering terlepas.
Contoh biasa termasuk kelulusan belian dan cuti, tuntutan perbelanjaan, sebut harga, pertanyaan pelanggan yang lazim, semakan dokumen pembekal dan laporan bulanan.
Langkah 1: Senaraikan kerja berulang
Minta setiap ketua jabatan menyenaraikan lima tugas yang paling kerap dan paling membosankan. Untuk setiap tugas, catatkan berapa kerap ia dilakukan, berapa lama masa diambil dan berapa ramai orang terlibat. Senarai ini akan menunjukkan dengan cepat di mana masa paling banyak terbuang.
Langkah 2: Betulkan proses sebelum automasi
Automasi proses yang lemah hanya menghasilkan masalah dengan lebih cepat. Sebelum membina apa-apa, tanya soalan berikut:
- Adakah setiap langkah benar-benar perlu?
- Adakah borang meminta semua maklumat yang diperlukan dari awal?
- Siapa pemilik setiap langkah, dan siapa penggantinya ketika bercuti?
- Bolehkah had kelulusan untuk perkara rutin dinaikkan?
Selalunya, membuang satu atau dua langkah yang tidak perlu sudah memendekkan masa proses dengan ketara, walaupun sebelum sebarang teknologi digunakan.
Langkah 3: Mulakan dengan satu aliran kerja
Jangan cuba mengautomasikan semuanya serentak. Pilih satu aliran kerja yang paling menyakitkan dan paling kerap, kemudian bina versi paling ringkas yang berfungsi dari awal hingga akhir. Uji dengan pengguna sebenar selama beberapa minggu sebelum meluaskannya.
Langkah 4: Gunakan AI di tempat yang sesuai
AI sangat berguna untuk membaca, menyusun dan mendraf. Contohnya, AI boleh mendraf jawapan kepada soalan pelanggan di WhatsApp untuk disemak oleh kakitangan, atau menanda dokumen yang tidak lengkap atau sudah tamat tempoh. Namun, keputusan penting tetap perlu dibuat oleh manusia.
Pastikan juga penggunaan data pelanggan mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010: tentukan data apa yang dilihat oleh AI, di mana ia diproses dan berapa lama ia disimpan.
Langkah 5: Ukur hasilnya
Sebelum dan selepas automasi, ukur perkara yang sama: masa dari permintaan dibuat hingga selesai, bilangan langkah manual, dan berapa kali kakitangan perlu mengejar sesuatu. Angka ini membuktikan nilai automasi dan membantu anda memilih aliran kerja seterusnya.
Adakah perlu menukar sistem sedia ada?
Biasanya tidak. Kebanyakan automasi menghubungkan alat yang sudah digunakan, seperti e-mel, WhatsApp, hamparan Excel, perisian perakaunan atau ERP. Sistem baharu hanya diperlukan apabila sistem sedia ada benar-benar tidak mampu melakukan kerja tersebut.
Ringkasan
Mulakan dengan senarai kerja berulang, betulkan proses, automasikan satu aliran kerja, gunakan AI dengan berhati-hati dan ukur hasilnya. Dengan pendekatan ini, PKS boleh menjimatkan banyak jam setiap minggu tanpa projek IT yang besar dan mahal.